1. Wie zijn wij
Fysiotherapie Move2BFit B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens als patiënt van onze praktijk, en als sollicitant. Wij behandelen op onze locaties in Nuland (Kloosterstraat 3b en Dorpstraat 30), Vinkel (Pastoor Vogelsplein 1 en Lindenlaan 28) en Geffen (Papendijk 12 en het Oude Klooster; tijdens de verbouwing tijdelijk in de Oude Pastorie). In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft.
Naast de AVG geldt voor ons de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), met extra regels voor uw medisch dossier.
Fitness Move2BFit B.V. is een aparte organisatie met een eigen privacyverklaring (zie sectie 5).
Fysiotherapie Move2BFit B.V. · Kloosterstraat 3b, 5391 AB Nuland · KvK 17164230 · administratie@move2bfit.nl · 073-532 34 32
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om u goed te behandelen en de behandeling af te rekenen.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer | Afspraken maken, contact met u | Uitvoering van de behandelovereenkomst |
| Burgerservicenummer (BSN) en controle van uw identiteitsbewijs | Juiste identificatie en gegevensuitwisseling in de zorg | Wettelijke plicht (Wet gebruik BSN in de zorg) |
| Zorgverzekeraar en polisnummer | Declaratie bij uw zorgverzekeraar | Uitvoering van de behandelovereenkomst |
| Huisarts, verwijzer, medische voorgeschiedenis, medicatie, klachten, onderzoeks- en testresultaten, behandelverloop | Diagnose en behandeling, verslaglegging | Wettelijke plicht (dossierplicht WGBO) en uitvoering van de behandelovereenkomst |
| Antwoorden op tevredenheidsvragen (QDNA) | Kwaliteit van onze zorg verbeteren | Gerechtvaardigd belang |
| Geanonimiseerde behandelgegevens | Kwaliteitsregistratie en vergelijking met landelijke gegevens | Gerechtvaardigd belang; gegevens zijn niet tot u herleidbaar |
| Metingen van hartslagvariabiliteit (HRV) en ademhaling met BioCheck | Inzicht in herstel en belastbaarheid, als onderdeel van uw behandeling | Uitvoering van de behandelovereenkomst |
Gegevens over uw gezondheid mogen wij als zorgverlener verwerken omdat dat nodig is voor uw behandeling (artikel 9 lid 2 sub h AVG en artikel 30 UAVG).
Uw gegevens ontvangen wij van uzelf, van uw verwijzer of huisarts, van uw zorgverzekeraar en, als dat van toepassing is, van uw werkgever, arbodienst of verzekeraar.
3. Uw dossier en ons beroepsgeheim
Onze fysiotherapeuten hebben een beroepsgeheim. Wij delen uw medische gegevens alleen met anderen als u daarvoor toestemming geeft (bij overleg over uw behandeling gaan wij daarvan uit, zie hieronder), of als de wet dat voorschrijft.
Overleg met andere zorgverleners. Met uw verwijzer, huisarts of medisch specialist overleggen wij als dat nodig is voor uw behandeling. Omdat u bij ons in behandeling bent, gaan wij ervan uit dat u hiermee instemt. Wilt u dat niet, laat het ons dan weten.
Doorbreken van het beroepsgeheim. Dat gebeurt alleen als de wet het verplicht, of als er ernstig gevaar dreigt voor uw gezondheid of die van een ander.
Dossier overdragen. Kiest u een andere fysiotherapeut, dan dragen wij uw dossier op uw verzoek binnen een maand over, op een beveiligde manier.
Spraakherkenning met AI. Voor het bijhouden van uw dossier kan uw fysiotherapeut een AI-assistent (Milo) gebruiken. Die zet het gesprek om in een conceptverslag. Uw fysiotherapeut controleert en corrigeert dit verslag altijd voordat het in uw dossier komt; de AI neemt geen beslissingen over uw behandeling. De gegevens worden binnen de EU verwerkt en alleen in uw dossier opgeslagen; de geluidsopname wordt na verwerking direct verwijderd. Wilt u niet dat dit hulpmiddel wordt gebruikt, zeg het dan; uw fysiotherapeut maakt dan zelf het verslag.
4. Wie werkt met uw gegevens
Alleen partijen die uw gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang, en zij zijn tot geheimhouding verplicht.
Verwerkers. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten:
| Partij | Wat zij voor ons doen |
|---|---|
| SpotOnMedics | Elektronisch patiëntendossier, agenda en declaraties |
| Physitrack | Oefenprogramma's en thuisoefeningen via een app (gekoppeld aan het EPD) |
| QDNA | Tevredenheidsonderzoek onder patiënten |
| Danego | ICT-beheer |
| Google (Workspace) | E-mail en documentopslag |
| Google (Analytics) | Websitestatistieken, alleen met uw toestemming (sectie 7) |
| Vercel, Neon en Cloudflare | Hosting van de website, opslag van formulieren en spamcontrole |
| Vecozo | Beveiligd versturen van declaraties naar zorgverzekeraars |
| Doctolib Connect (voorheen Siilo) | Beveiligde chat-app voor contact met zorgverleners |
| BioCheck BV | Metingen van hartslagvariabiliteit (HRV) en ademhaling, opslag van de meetgegevens, BioCheck-app |
| HCI (AI-assistent Milo) | AI-spraakherkenning voor dossiervorming en verslaglegging, gekoppeld aan het EPD |
Overige ontvangers. Uw zorgverzekeraar ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de declaratie en kan voor controle gegevens opvragen. Health Care Auditing (HCA) toetst onze kwaliteit via audits, onder geheimhouding. Voor kwaliteitsregistratie en verbetering van de zorg leveren wij geanonimiseerde gegevens aan de Landelijke Database Fysiotherapie en Zorgtopics, en soms aan een pilot. Deze gegevens zijn niet tot u herleidbaar. Verder delen wij gegevens met onze accountant en met instanties als de wet ons daartoe verplicht.
Buiten de EU. Google, Vercel, Neon en Cloudflare kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgifte is beschermd via het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Uw medisch dossier blijft binnen de EU.
5. Kinderfysiotherapie en Fitness Move2BFit
Kinderfysiotherapie. Kinderfysiotherapie op onze locaties wordt verzorgd door Fysiotherapie Scholten. Fysiotherapie Scholten is zelf verantwoordelijk voor de gegevens van uw kind en gebruikt daarvoor een eigen patiëntendossier. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Fysiotherapie Scholten.
Fitness Move2BFit. Fitness Move2BFit B.V. is een aparte organisatie. Wij delen geen gegevens uit uw fysiotherapiedossier met Fitness Move2BFit zonder uw toestemming.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht; daarna vernietigen of anonimiseren wij ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Medisch dossier | 20 jaar na de laatste wijziging, of langer als dat nodig is voor goede zorg (WGBO) |
| Facturen en betalingen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Antwoorden op tevredenheidsvragen (QDNA) | Maximaal 2 jaar; daarna alleen geanonimiseerd |
| BioCheck-metingen (HRV en ademhaling) | In de BioCheck-app tot einde behandeling, uiterlijk 3 maanden daarna; uitkomsten die van belang zijn voor uw behandeling nemen wij op in uw dossier |
| Berichten via het contactformulier | Tot afhandeling, maximaal 6 maanden; wordt u patiënt, dan komt het relevante deel in uw dossier |
| Sollicitaties | Tot afhandeling van de sollicitatie, maximaal 6 maanden; komt u bij ons werken, dan gaan de relevante gegevens naar uw personeelsdossier |
7. Website, contactformulier en cookies
Op www.move2bfit.nl verwerken wij alleen gegevens die u zelf invult, plus websitestatistieken als u daarvoor toestemming geeft.
Contactformulier. Wij gebruiken uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht om uw vraag te beantwoorden of een afspraak te maken (gerechtvaardigd belang). Vermeld hierin geen medische details; die bespreken wij persoonlijk.
Solliciteren. Solliciteert u via de pagina Werken bij, per e-mail, telefonisch of via WhatsApp, dan gebruiken wij uw naam, contactgegevens, cv, motivatie en wat u ons verder over uw opleiding en ervaring vertelt alleen om uw sollicitatie te beoordelen en contact met u op te nemen (grondslag: stappen die u zelf zet om een arbeidsovereenkomst aan te gaan). Vermeld geen gegevens die wij niet nodig hebben, zoals uw BSN of een kopie van uw identiteitsbewijs.
Hierhebikpijn.nl. Op onze website staat een link naar deze online klachtencheck. Dat is een aparte dienst met een eigen privacyverklaring; wij ontvangen daarvan geen gegevens.
Cookies. Functionele cookies zijn nodig om de site te laten werken; daarvoor vragen wij geen toestemming. Alleen als u dat via de cookiebanner toestaat, gebruiken wij Google Analytics 4 om te zien hoe bezoekers de site gebruiken. Wij hebben het delen van gegevens met Google uitgezet, gebruiken Analytics niet voor advertenties en bewaren de statistieken maximaal 2 maanden. U kunt uw keuze altijd wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website.
Daarnaast tellen wij zonder cookies hoe vaak pagina's worden bekeken en hoe snel ze laden (Vercel Web Analytics en Speed Insights). Daarbij worden geen gegevens bewaard die tot u herleidbaar zijn; hiervoor vragen wij geen toestemming.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:
- Iedereen die namens ons met uw gegevens werkt, is tot geheimhouding verplicht.
- Ons patiëntendossier is NEN 7510-gecertificeerd en alleen toegankelijk met tweestapsverificatie.
- Met andere zorgverleners communiceren wij via beveiligde kanalen, zoals ZorgDomein, ZorgMail en Doctolib Connect (voorheen Siilo).
- Wij gebruiken een wachtwoordbeleid, actuele beveiligingssoftware en updates.
- Gegevens via onze website gaan over een beveiligde verbinding (https).
- Wij maken back-ups om gegevens te kunnen herstellen na een storing.
- Wij hebben een procedure voor datalekken en houden een verwerkingsregister bij.
- U wordt behandeld in een afgesloten behandelkamer, en papieren stukken bewaren wij in een afsluitbare kast.
9. Minderjarigen
Voor patiënten jonger dan 18 jaar volgen wij de regels van de WGBO:
| Leeftijd | Wie beslist over behandeling en gegevens |
|---|---|
| Jonger dan 12 jaar | De ouders of voogd |
| 12 tot en met 15 jaar | Het kind en de ouders of voogd samen |
| 16 en 17 jaar | De patiënt zelf |
Dit geldt ook voor inzage in het dossier.
10. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw dossier in te zien en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren en een eigen verklaring aan uw dossier toe te voegen;
- uw gegevens te laten vernietigen, tenzij bewaren voor een ander van groot belang is of de wet het vereist;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- uw toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere verwerking.
Stuur uw verzoek naar administratie@move2bfit.nl. U mag zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde, curator of mentor. Wij controleren of het verzoek van u komt, bijvoorbeeld door te antwoorden via het e-mailadres of telefoonnummer dat bij ons bekend is. Alleen bij twijfel vragen wij om een identiteitsbewijs. Wij reageren binnen één maand; bij een ingewikkeld verzoek kan dat met twee maanden worden verlengd, en dan laten wij u dat weten.
11. Vragen, klachten en wijzigingen
Functionaris Gegevensbescherming. Wij verwerken geen gegevens op grote schaal en zijn daarom niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Voor vragen over privacy kunt u mailen naar administratie@move2bfit.nl.
Klachten. Heeft u een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen. Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
Contactgegevens
Fysiotherapie Move2BFit B.V.
Kloosterstraat 3b, 5391 AB Nuland
administratie@move2bfit.nl
073-532 34 32